Фискальный накопитель ― это чип, который устанавливают в специальный отсек онлайн-кассы. Он имеет опломбированный корпус и содержит ключи фискального признака.

Согласно ФЗ-54 о применении ККТ, фискальный накопитель должен обязательно присутствовать в онлайн-кассе, а того, кто работает без него, ожидают штрафы.

Какие функции он выполняет:

получает;
шифрует;
хранит;
передает фискальные данные ОФД.

Данные о проведенных операциях и криптографические ключи хранятся в энергонезависимой памяти фискального накопителя. Ее объем ― 256 МБ.

ФН поставляется с паспортом, в котором указана модель устройства, заводской номер, период действия ключей фискального признака.
Чем отличается фискальный накопитель от фискального регистратора

Некоторые, действительно, путают эти понятия, хотя они совершенно не взаимозаменяемые и похожи, разве что, слуховым восприятием. В чем же их отличия?

Фискальный регистратор ― это вид контрольно-кассовой техники. Представляет собой устройство для регистрации кассовых операций и передачи данных ОФД.

Фискальный регистратор, как и все онлайн-кассы, содержит фискальный накопитель. В корпусе ККТ есть отсек для установки чипа.
Из чего состоит фискальный накопитель

По сути, это устройство довольно простое. Конструкция включает небольшую печатную плату, в которую впаяны и залиты полимером 3 компонента:

главный микропроцессор;
криптографический сопроцессор;
модуль памяти.

Криптографический чип ― самое сложное устройство в фискальном накопителе. Используется для шифрования (криптографического преобразования) поступающих данных.

Основной микропроцессор обрабатывает рабочую информацию и обеспечивает коммуникацию накопителя с другими элементами онлайн-кассы. Срок его действия ― до 3 лет.

Модуль памяти можно сравнить с обычной флешкой. Используется для хранения данных.
чипы фискального накопителя

Источник фото: ekam.ru

Для автономной работы фискальный накопитель оснащен долговечной батареей, которая выдерживает на одном заряде несколько лет.
внутреннее устройство ФН

Источник фото: ekam.ru
Что будет, если работать с онлайн-кассой без ФН

Что будет, если работать без фискального накопителя? Будет штраф. Все ИП и организации обязаны проводить расчеты с клиентами с помощью онлайн-кассы, в которую установлен ФН.

Размеры штрафов регулируются ч. 4 ст. 14.5 КоАП:

от 1,5 до 3 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей;
от 5 до 10 тыс. рублей для юридических лиц.

Фискальный накопитель должен соответствовать требованиям, указанным в ФЗ-54, быть работоспособным.

Штраф полагается даже в том случае, если в кассе используется накопитель не с тем сроком действия, который положен по закону в конкретном случае. Работа с таким чипом приравнивается к эксплуатации онлайн-кассы без фискального накопителя.
Как работает фискальный накопитель

Принцип работы онлайн-кассы с фискальным накопителем:

1. Кассир проводит операцию. Внутреннее кассовое ПО формирует чек с реквизитами (данными о расчете).
2. Информация поступает в ФН. Там чеку присваивается фискальный признак, после чего он превращается не в набор данных, а полноценный документ. Информация шифруется и сохраняется в памяти устройства.
3. Фискальный накопитель направляет зашифрованный чек в кассовое ПО.
4. Из программного обеспечения документ поступает ОФД (оператору фискальных данных, который является посредником между предпринимателем и налоговой службой).
5. ОФД передает чек в ФНС.

После установки в кассовый аппарат фискальный накопитель нельзя изымать и ставить в другую кассу. Он «привязывается» к конкретной ККТ, проходит вместе с ней регистрацию.
Модели ФН, доступные в 2022 году

В 2022 году используется две модели фискальных накопителей (содержатся в реестре на сайте ФНС):

«ФН-1.1М исполнение Ин15-1М» от ООО «ИНВЕНТА» ― со сроком действия ключа фискального признака 13 и 15 месяцев;
«ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» от АО «Концерн «Автоматика» ― со сроком действия ключа фискального признака 13, 18 и 36 месяцев.

Срок действия ключа фискального признака ― это как раз тот период, в течение которого можно использовать фискальный накопитель с момента активации. Потом он подлежит замене.

Оба ФН поддерживают ФФД 1.05, 1.1, 1.2. Это формат фискальных документов. От его версии зависит, в каком виде (с какими реквизитами) будет представлен кассовый чек.

Онлайн-кассы поддерживают работу с любой моделью фискального накопителя из реестра ФНС.

Обратите внимание! Модель ФН-М появилась на рынке в 2021 году. Раньше использовались другие. Если вы купили ФН до того, как произошли изменения в реестре накопителей, не обязательно его менять. Закон разрешает использовать чип до завершения срока действия. Но потом нужно обязательно поставить ФН-М.
Какой фискальный накопитель выбрать

Выбор ФН зависит от вида деятельности и используемой системы налогообложения.
Вид деятельности Общая система налогообложения Спецрежимы (УСН, ПСН, ЕСХН)
15 месяцев 36 месяцев 15 месяцев 36 месяцев
Касса используется в автономном режиме (без подключения к интернету) 410 дней Запрещено 410 дней 560 дней
Работа с подакцизными товарами 410 дней Запрещено 410 дней 410 дней
Платежные агенты 470 дней Запрещено 470 дней 1 110 дней
Сезонные работы 470 дней Запрещено 470 дней 1 110 дней
Совмещение спецрежима с общей системой налогообложения — — 470 дней 1 110 дней
Предоставление услуг 470 дней 1 110 дней Запрещено 1 110 дней
Прочее 470 дней Запрещено Запрещено 1 110 дней

Под ФН со с крайним сроком 15 мес. понимают модель Ин15-1М, 36 мес. ― Ин36-1М.

ФН 15
ФН 15 — фискальный накопитель на 15 месяцев

Фискальный накопитель на 15 месяцев для онлайн-касс по 54-ФЗ. Срок использования до 15 месяцев.

ФН 15
ФН 36 — фискальный накопитель на 36 месяцев

ФН для онлайн-касс по 54-ФЗ. Максимальный срок применения — 36 месяцев.

Какой нужен ФФД

При работе с онлайн-кассой ФН регистрируют с определенным форматом фискальных документов (ФФД). В 2022 году действуют ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Чем старше версия, тем больше реквизитов в чеке и сложнее его структура.

Если вы работаете с маркированными товарами, нужно использовать только ФФД 1.2. Бизнесмены, предоставляющие услуги и продающие продукцию, не подлежащую обязательной маркировке, могут самостоятельно выбирать, какой ФФД им применять.
Когда требуется замена ФН

Замена фискального накопителя

Замена ФН в онлайн-кассе

Специальное предложение — замена фискального накопителя (ФН) в кассе всего за 1 рубль*!

Подробнее

Фискальный накопитель служит расходным материалом для онлайн-кассы. То есть, требует периодической замены. В этом возникает необходимость в следующих случаях:

Истек срок действия. Если период использования ограничен 410 днями, то по их завершении с момента активации ФН придется заменить на новый.
Заполнена встроенная память. Дело в том, что фискальный накопитель требует замены не только по истечение срока действия, но и тогда, когда на нем больше нет места для хранения данных. Как правило, в память ФН можно записать около 180 тыс. кассовых операций (зависит от количества данных в чеке). Чем больше поток клиентов и интенсивнее эксплуатация онлайн-кассы, тем меньше прослужит накопитель. На экране кассового аппарата появляется уведомление о заполнении памяти ФН, когда остается около 2% свободного места. Даже если срок действия накопителя не исчерпан, но хранилище заполнено, чип нужно менять.
Сменился собственник ККТ (например, кассу продали). Новый владелец регистрирует кассовый аппарат на свое имя вместе с новым фискальным накопителем. Исключение: продажа кассы в обособленное подразделение предприятия. В этом случае менять ФН не нужно, так как у головного офиса и филиала одинаковые ИНН.
Неверно указаны реквизиты ККТ. Пользователь вводит регистрационный номер онлайн-кассы при фискализации накопителя на этапе регистрации кассового аппарата. Если данные указаны неправильно, изменить их нельзя. Придется покупать новый ФН и проводить регистрацию кассы заново.
Поломка ФН без возможности восстановления. Такое возможно при неосторожной эксплуатации или воздействии на чип агрессивных веществ. Явление редкое, но риск есть.

На кассовом аппарате может появиться уведомление «Ресурс ФН менее 30» ― что это значит? Это означает, что период службы накопителя истекает через 30 дней, после чего он требует замены.

Также узнать, что заканчивается срок действия фискального накопителя можно в любой момент самостоятельно ― рассказываем, как это сделать.
Как узнать, что заканчивается срок действия ФН

Узнать, когда истекает срок действия фискального накопителя можно одним из способов:

Сформировать отчет о закрытии смены. Выйдет чек, в котором указано: заканчивается фискальный накопитель ― что делать дальше? Уведомление может быть представлено в виде «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Ресурс ФН менее 3 дней», «Память ФН заполнена». В любом из этих случаев фискальный накопитель нужно заменить. В первом варианте ― можно работать еще 30 дней, во втором ― 3 дня, в последнем ― ФН требует немедленной замены.
Перейти в личный кабинет пользователя ККТ. Нужно указать дату фискализации ФН. Также можно настроить уведомления о завершении периода действия ключа фискального признака, которое будет приходить на email или в СМС, подключить push-уведомление.

Что делать, если срок действия ФН закончился

Итак, что нужно делать для замены фискального накопителя? Следует действовать по инструкции:

1. Закрыть смену и удостовериться, что все чеки отправлены ОФД. Проверить это просто: достаточно посмотреть на строку «Количество неотправленных документов» в отчете о закрытии смены. Если там стоит 0, все в порядке. Если другое число, извлекать накопитель нельзя. Нужно попытаться выгрузить оставшиеся документы ОФД, а если не получится, обратиться в сервисный центр.
2. Закрыть архив фискального накопителя. Подробную инструкцию можно найти в руководстве пользователя, разработанном для конкретной модели ККТ. Результатом становится печать чека о закрытии ФН.
3. Отключить кассу от источника питания и извлечь фискальный накопитель из отсека в корпусе кассы.
4. Установить новый ФН. Подключить кассовый аппарат к источнику питания. Дождаться перезагрузки.
5. Перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой по причине замены ФН.

После этого можно продолжать пользоваться кассовым аппаратом.
Что делать со старым фискальным накопителем

Старый фискальный накопитель нужно хранить в защищенном месте (например, в сейфе с документами) в течение 5 лет.

Налоговый инспектор могут потребовать предъявить им израсходованный чип. Если у вас его не окажется, придется платить штраф.
Возможные проблемы с фискальным накопителем

Если возникают проблемы с фискальным накопителем, онлайн-касса уведомляет об этом пользователя. На экране появляется ошибка с соответствующим кодом и работать больше не получается.

Рассмотрим, какие проблемы встречаются чаще всего, и как их решить.
Код

Причина ошибки

Способ исправления
210 Нарушение подключения контактного шлейфа. Проверить целостность шлейфа, его подключение к интерфейсу, интернет-соединение
211 Ошибка формата передачи ФН
212 Неверное состояние накопителя (в большинстве случаев по причине отсутствия регистрации в ФНС) Зарегистрировать ККТ с ФН в налоговой
213 Неисправимая ошибка ФН Заменить накопитель
214 Ошибка контрольной суммы ФН
215 Закончен срок эксплуатации ФН
216 Архив ФН переполнен
217 В ФН переданы неверная дата и время Проверить время на онлайн-кассе и при необходимости выставить верное
218 В ФН нет запрошенных данных Указать правильные данные
225 Неверный номер чипа В онлайн-кассе введен неверный номер чипа, сравнить его с идентификатором на корпусе ФН и при указать верный
232 Документ содержит слишком большой объем данных Разбить чек на два или несколько
235 Исчерпан ресурс хранения накопителя Подключить онлайн-кассу к интернет-сети для отправки фискальных документов
236 Сообщение от ОФД не может быть принято ФН Проверить параметры ОФД, введенные в ККТ.
237 В ФН есть неотправленные фискальные документы Подключить кассу к сети для отправки фискальных документов

Разберем подробнее, что делать с ошибкой с кодом 235 «Исчерпан ресурс ФН». Она появляется преимущественно при использовании кассового аппарата в автономном режиме ― без подключения к интернету.

Это разрешено предпринимателям, которые работают в местности, удаленной от сетей связи. Но 1 раз в 30 дней нужно подключить кассу к интернету для выгрузки данных. В противном случае ФН временно блокируется и перестает формировать фискальный признак.
Накопитель на гарантии

Гарантийные обязательства в отношении фискальных накопителей действуют в течение 12 месяцев. В течение года производитель обязуется отремонтировать чипы, вышедшие из строя, если пользователь не виноват в его поломке.

Ситуации, на которые не распространяются гарантийные обязательства:

архив ФН полностью забит, накопитель был заменен на новый и касса перерегистрирована в ФНС;
установка и ввод в эксплуатацию ФН осуществлялся с нарушением инструкции;
чип неправильно эксплуатировался;
на накопитель подавалось высокое напряжение;
имеются механические повреждения корпуса ФН, сорвана защитная пломба, нет этикетки;
выявлено проникновение в электронную плату устройства.

Естественно, гарантийный ремонт невозможен по истечение 12-месячного периода с момента активации ФН. Через год использования накопитель придется ремонтировать за свой счет.